Ревью – это общее собрание, проводимое в специальном формате, на котором руководитель и сотрудники обсуждают показатели организации, индивидуальные метрики и ставят новые задачи, предлагая решения по возникшим затруднениям. К такому совещанию готовятся все участники, закрывая решенные задачи, выполняя свои метрики. На ревью проводится анализ действий за прошедшую неделю, месяц, год. Особое внимание уделяют показателям, которые не достигают плановых значений, по таким результатам ставят задачи по достижению для успеха в будущем.
Модуль Ревью разработан на базе 1С: Документооборота. Возможно внедрить модуль в 1С, а также работать в облачной версии решения.
Суть методологии решения Ревью заключается в план-фактном анализе любых показателей организации, с любыми единицами измерения. Есть возможность разработать персональные метрики для каждого клиента. Отслеживать показатели можно по следующим периодам: неделя, месяц, квартал, год. Месячные метрики могут рассчитываться по среднему значению и по последнему значению.
Модуль Ревью позволяет контролировать неограниченное количество метрик и показателей. Директор ничего при этом не заполняет, а только контролирует выполнение задач. Каждому подразделению ставятся задачи. Ревью – это способ повысить эффективность, поэтому проводится в конструктивном русле, в духе командной работы. В итоге сотрудники нацелены на результат в решении своих задач, а организация улучшает свои ключевые показатели.
Для продуктивного совещания существуют определенные стандарты Ревью:
1.Устанавливаем правила. Пример:
• Не уходить в детали. Следовать таймингу. Решать вопросы только этого Ревью.
• Если показатель кросс функциональный, до Ревью свериться с тем, с кем он делится.
• Приходить с готовыми решениями и предложениями, а не с проблемами.
• Обсуждать только те напряжения, которые невозможно решить отдельно.
• Решать напряжения максимально до встречи.
2. Анализируем статус выполнения договоренностей с предыдущего ревью.
3. Для каждого показателя есть план, факт и отклонение. Отклонение в положительную сторону отмечаем зеленым, отклонение в отрицательную сторону красным.
4. Для получения каждого показателя используется корректная (отражающая реальность) система мониторинга.
5. Все участники приходят с готовыми решениями.
6. При отрицательном показателе демонстрируется план действий (Что — Как — Когда — Кто). В комментариях к метрике указать:
• что уже сделано или делается для достижения плана? Кто? Что? К какому сроку?
• что еще необходимо дополнительно сделать? Кто? Что? К какому сроку?
7. Лидер встречи действует организовано: следит за временем, не допускает ухода в детали. Следит за тем, чтобы каждый имел возможность презентовать свои метрики.
8. Обсуждаются критичные напряжения.
Модуль Ревью позволяет:
- Освободить время с операционных задач на стратегические
- Вырасти в 3 раза (в среднем за 2 года)
- Не держать в голове огромный объем информации
- Сосредоточиться на ключевых целях и задачах
- Повысить уровень ответственности сотрудников по выполнению обязательств
- Улучшать качество планирования и эффективность взаимодействия между специалистами и отделами
- Сократить продолжительность регулярность совещаний
- Планировать, контролировать уровень доходов и расходов
- Контролировать дебиторскую задолженность
- Отслеживать критические отклонения от плана