Представляем Вашему вниманию экспертный обзор «Чего опасаются руководители организаций при внедрении 1С:ERP» от нашего партнёра — Руслана Саттарова, директора по автоматизированным и информационным системам АО «НПП Бурсервис». Ссылка на оригинал статьи: https://habr.com/ru/articles/723162/

«1С:ERP — структура и возможности, отличие от 1С:УПП».

С 2004 года в России были выполнены тысячи внедрений 1С:УПП, на тот момент самой современной ERP-системы. В 2013 на смену 1С:УПП пришла 1С:ERP. Отличие 1С:ERP от 1С:УПП — в качестве описания бизнес-процессов по мировым Best Practices.

В свое время, при разработке 1С:ERP вендор заказал в консалтинговых агентствах большой четверки  PwC, EY, KPMG и Deloitte, описание лучших практик бизнес-процессов и интегрировал их в свой продукт 1С:ERP. Это означает, что предприятия, внедрившие 1С:ERP, получают возможность сразу настроить свои бизнес процессы в соответствии с лучшими мировыми практиками и пользоваться этими плодами экономической мысли.

При создании 1С:УПП такой подготовки сделано не было, и бизнес-процессы там описаны так, как это виделось программистам и экспертам вендора 1С. Это конечно, утрированный вывод, но то, что мировые Best Practices в 1С:УПП не попали, это однозначно.

Существенной мотивацией для производственных предприятий перейти с 1С:УПП на 1С:ERP является тот факт, что официальная поддержка вендором программного продукта 1С:УПП будет прекращена в 2026 году. И для того, чтобы качественно осуществить апгрейд по демократичной цене, нужно запланировать эту задачу на 2024 год. Очевидно, что в 2025 году, когда из-за дедлайна по срокам, ажиотаж на внедрение ожидаемо повлияет на качество, сроки и стоимость реализации проекта.

«Опасение №1: Высокая стоимость проекта»

На этапе первых контактов стоимость проекта вам не назовет априори ни один 1С-интегратор. Вы как заказчик можете получить лишь оценочные цифры, которые интеграторы дают, исходя из своего опыта внедрений. К примеру, для небольшого предприятия стоимость внедрения 1С:ERP оценивается в 10-15 млн. руб., а холдинга на 200+ сотрудников — от 40 млн руб. и далее.

Как преодолеть боль высокой стоимости проекта по внедрению 1С: ERP? Доступные варианты для оптимизации затрат на проект:

• Важно, чтобы интегратор исследовал ИТ-систему, бизнес-процессы и определил границы проекта. У заказчика должен быть полный набор предпроектных документов и итоговая стоимость;
• Зная границы проекта, нужно обсудить и реализовать с интегратором план поэтапной реализации: это поможет сократить риски и снизить нагрузку на бюджет;
• 1С:ERP устанавливать как облачное решение, которое  обеспечивает более быстрый и простой доступ, а также может быть более экономичными, чем установка системы на площадке заказчика;
• Если базовые конфигурации модулей 1С:ERP не соответствуют бизнес-процессам компании, то выгоднее довести их до уровня Best Practices, заложенных в 1С:ERP, чем заниматься кастомизацией системы.

Нечестный прием некоторых интеграторов — потворствовать заказчику в переделке 1С: ERP под его запросы. В реальности это просто необоснованный заработок на заказчике, так как теперь кастомизированные модули не будут автоматически обновляться по апдейтам от вендора, существенно возрастут затраты на обновление и стоимость владения быстро станет дороже самого проекта внедрения.

«Опасение №2: Перерасход бюджета проекта».

Ссылка на оригинал статьи «Чего опасаются руководители организаций при внедрении 1С: ERP» https://habr.com/ru/articles/723162/

Ключевое опасение любого заказчика — перерасход бюджета. Здесь не поспоришь, перерасход — это частая история в сложных ИТ-проектах, и внедрение 1С:ERP не исключение. Интеграторы работают с почасовыми ставками и любое отклонение от графика работ по любым причинам, вызванным со стороны заказчика, ведет к перерасходу бюджета.

Методология внедрения 1С:ERP от вендора 1С предполагает увеличение объема нормо-часов при различных событиях на стороне заказчика, которые тормозят процесс внедрения. Вендор 1С называет эти события рисками и рекомендует интеграторам учитывать их при калькуляции нормо-часов на каждом этапе внедрения.

Примерами возможных рисков является смена руководителя проекта (РП) на стороне заказчика, увольнение ключевых сотрудников заказчика (начальников отделов), неготовность или даже саботаж рядовых сотрудников к внедрению новой системы учета. Некоторые риски вендор 1С оценивает очень дорого, — например, смена РП со стороны заказчика ведет к удорожанию проекта внедрения сразу на сумму порядка миллиона рублей, а то и более.

Как преодолеть эту боль: собственник бизнеса совместно с генеральным директором должны финансово и морально мотивировать персонал к возможным переработкам, связанным с внедрением 1С:ERP. Образно говоря, менеджмент заказчика должен быть морально готовым, что год будет сложным и насыщенным. Иначе, как показывает практика, в организации может начаться череда увольнений ключевых фигур, и проект быстро уйдет за рамки запланированных сроков и бюджета. Поэтому подготовка персонала к процессу внедрения ERP – одна из ключевых задач для всей организации.

«Опасения №3 и №4: Неготовность персонала и большие сроки внедрения».

Данные два опасения объединены в один пост, поскольку между ними есть четкая логическая связь. К сожалению, собственники бизнеса отдельных предприятий редко задумываются о факторе неготовности персонала к внедрению 1С:ERP. Это частая ситуация, которая случается после неформализованного «ручного» стиля управления бизнес-процессами.

Когда персонал проявляет необязательность при фиксации событий в учетной системе, то настроенная интегратором модель взаимосвязи модулей 1С:ERP попросту неправильно работает, показывая менеджменту недостоверные данные о работе компании.

Соответственно, сроки внедрения проекта удлиняются. Интегратор совместно с заказчиком тратят больше времени на непредусмотренные процедуры — подготовку дополнительных должностных инструкции, тренинги и тд.

Как снизить опасения по поводу готовности персонала и сроков внедрения? Для компаний, впервые внедряющих 1С:ERP, готовность персонала работать по инструкциям и методикам будет определенно высоким вызовом. Если компания доросла до внедрения 1С:ERP, то время детского сада прошло, бизнес вырос и теперь у каждого «не успели или забыли» есть фамилия, имя и отчество. Теперь так — или персонал начнет работать по новым правилам, или его уволят, — в противном случае проект гарантированно затянется.

По срокам — интегратор приступает к предпроектному обследованию предприятия, и по его итогам заказчик получает детальный план внедрения системы. Там определены все необходимые этапы и сроки, что позволяет обоим сторонам обсудить этот план и установить реалистичные сроки выполнения проекта.

«Опасения №5 и №6: Сохранность данных и непрерывность бизнеса».

Сохранность накопленных исторических данных при миграции — частое опасение при переходе на 1С:ERP с 1С:УПП или зарубежной ERP-системы.  В целом, утеря данных из учетных систем при миграции — вещь редкая, если миграция идет с соблюдением процедуры предварительного архивирования исторических данных в виде мастер-копии. В случае ошибки переноса данных из одной системы в другую, всегда остается мастер-копия данных, с которой можно продолжать работать.

Для многих компаний непрерывность бизнеса критична, так как в отсутствии опыта работы в интегрированной системе учета, линейный персонал может допускать множество ошибок ввода информации в систему, не соблюдать нормо-часы по операциям и т.д. Например, система 1С:ERP не позволит запустить какой-то заказ в производство, если не будет хватать комплектующих, хотя по факту такие комплектующие могут быть, — просто работник  склада не отразил эти сведения в системе.

Как развеять опасения по поводу непрерывности бизнеса при внедрении 1С:ERP:

• Интегратор не трогает ИТ-систему заказчика, пока не созданы несколько экземпляров резервных копий данных, все делается до начала внедрения 1С:ERP. Это поможет сохранить информацию и восстановить функционирование в случае сбоев во время внедрения системы.
• У заказчика формируется рабочая группа по внедрению системы, куда входят представители заказчика и интегратора. Это крайне полезная практика, позволяющая реализовать проект без постоянного контроля со стороны гендиректора заказчика.
• Проведение тестирования перед запуском позволит выявить ошибки и проблемы до того, как система будет запущена в реальной среде. Это поможет минимизировать риски для бизнеса.

«Опасение №7: Провал проекта ввиду непредвиденных рисков»

Ссылка на оригинал статьи «Чего опасаются руководители организаций при внедрении 1С: ERP» https://habr.com/ru/articles/723162/

Любая компания в своей деятельности постоянно сталкивается с изменениями как во внешней среде (рыночные условия, финансирование, директивы регуляторов и т.д.), так и с изменениями в своей организационной структуре, с увольнениями и наймом персонала, выходом из строя оборудования и т.д.

Методология внедрения 1С:ERP предполагает наличие списка из наиболее частых рисков, каждый из которых влияет на итоговую стоимость проекта ввиду необходимости увеличения нормо-часов работы интегратора для отработки этих рисков. При самом неблагоприятном сценарии срабатывания множества рисков, стоимость проекта увеличится настолько, что компания может принять решение о заморозке проекта внедрения 1С:ERP «до лучших времен».

Как минимизировать риски провала проекта: «Правильный интегратор» заранее познакомит заказчика со списком рисков и как каждый из них влияет на стоимость проекта. Тогда собственник бизнеса или генеральный директор может предпринять шаги, нивелирующие риски. Например, можно подписать со своим руководителем проекта дополнение к трудовому договору, в котором бы была финансовая мотивация для РП не увольняться во время проекта, а также качественно и досрочно реализовать проект.

Опасение №8: «Внедрение 1С:ERP не окупится».

Опасения многих предприятий понятны: стоимость проект высока, а сроки внедрения достаточно велики. Однако, окупаемость проекта по многим кейсам реализовалась в срок до 12 месяцев, что в стратегическом плане вместе с выгодами от внедрения является существенным импульсом для развития бизнеса. В связи с этим публикуем список рекомендаций от нашего партнёра — Руслана Саттарова, директора по автоматизированным и информационным системам АО «НПП Бурсервис», ссылка на оригинал статьи: https://habr.com/ru/articles/723162/:

• Запросите интегратора показать примеры успешных внедрений 1С:ERP в других компаниях того же размера и/или сферы деятельности. Кейсы внедрений покажут, насколько система может улучшить эффективность бизнес-процессов и повысить доходы компании;
• Посмотрите статистику вендора 1С: здесь собираются сведения от интеграторов по всем внедрениям 1С:ERP в России, это позволит разобраться, какие результаты и выгоды можно получить;
• Запросите интегратора провести совместный анализ окупаемости для компании и показать, какие конкретные выгоды могут быть получены после внедрения системы;
• Запросите интегратора объяснить Вам как заказчику потенциальные риски, связанные с внедрением 1С:ERP, и способы их устранения;
• Оцените информацию о стоимости работ на основании предпроектного исследования и определения границ проекта, т.е. информацию о стоимости лицензии, стоимости обучения и поддержки, а также оценку затрат на внедрение системы. Это поможет лучше понять, какие затраты могут быть связаны с внедрением системы и какие преимущества могут быть получены в итоге.